NARA ser till att fördubbla e-postregistreringen med texter och andra meddelanden

"Byråer har inte tillhandahållit tekniken för att automatiskt fånga från telefoner och från andra enheter, textmeddelanden och tillfälliga appmeddelanden som relaterar till statlig verksamhet," säger Jason Baron, professor vid University of Marylands iSchool Baron. ”

Det ska inte vara individen som ska göra det. Det borde vara byrån som ser till att alla dessa meddelanden kommer till rätt plats.”

"Vi tittar på hur vi utnyttjar artificiell intelligens, och vi vill skriva vägledning som hjälper byråer att komma dit," sa han. "

Men vi måste också vara medvetna om vilka tekniker och verktyg som byråer har till sitt förfogande för att se till att de kan implementera vägledning effektivt."

Ur artikeln

National Archives and Records Administration vill utöka ett framgångsrikt tillvägagångssätt för att hantera e-postposter till textmeddelanden och annan digital kommunikation som en del av ett försök att hjälpa myndigheter med en ständigt ökande störtflod av elektroniska register.

Problemet har bara blivit mer utbrett efter att covid-19 tvingade myndigheter att arbeta mer på distans och använda videomöten, appar för chattmeddelanden och andra digitala verktyg för att utföra officiella statliga verksamheter.

"Den virtuella miljön har påverkat elektronisk registerhantering," sa Laurence Brewer, USA:s chief record officer vid NARA, under ett evenemang den 23 augusti som anordnades av Digital Government Institute i Washington.

"Jag tror att vi fortfarande lär oss vad konsekvenserna är när nya verktyg fortsätter att utvecklas som gör det möjligt för byråer att ansluta och samarbeta elektroniskt."

Brewer sa att NARA fokuserar på vägledning för byråer för att hjälpa till att implementera sätt att hantera digitala register, allt från sociala medier till textmeddelanden och samarbetsplattformar, inklusive genom att utöka "Capstone"-vägledningen för e-post till andra former av digital kommunikation.

"Vi vill utöka Capstone utöver vad det för närvarande täcker för e-post till att inkludera textmeddelanden och chattar och snabbmeddelanden," sa Brewer.

Capstone-metoden publicerades 2013 och gav byråer vägledning för att hantera e-postposter elektroniskt. Det kom före en deadline för byråer att hantera alla permanenta och tillfälliga e-postposter i elektroniskt format i slutet av 2016.

Vägledningen gav byråer möjligheten att utse högre tjänstemäns e-postkonton som permanenta och andra federala anställdas konton som tillfälliga, vilket ger ett systematiskt sätt att behålla e-postuppgifter snarare än att göra det från fall till fall.

Capstone gav byråer ett sätt att automatiskt arkivera och bevara e-postmeddelanden, snarare än att överlåta det till enskilda användare och byråkontor för att säkerställa att de följer federala lagar om arkivering av register, enligt Jason Baron, professor vid University of Marylands iSchool och tidigare chef för rättstvister vid NARA.

Han säger att Capstone syftar till att se till att register över högre tjänstemän i regeringen bevaras och arkiveras korrekt för att säkerställa ansvarsskyldighet och allmänhetens tillgång långt in i framtiden.

"Idag finns det tiotals miljoner e-postmeddelanden som finns i byråer som är föremål för [Freedom of Information Act], och som kommer att bevaras permanent på National Archives," sa Baron i en intervju.

"Detta är ett stort steg framåt för e-postbevarande, och nu kommer NARA, som talar om meddelandebevarande som en del av Capstone, gå mycket längre."

-------------------------------------------

Automatiseringsaspekten av Capstone behövs i hög grad för fall där byråtjänstemän utför affärer med hjälp av textmeddelanden och andra former av digital kommunikation, enligt Baron.

Medan federala registerlagar kräver att dessa meddelanden ska bevaras, överlåts det ofta till individer att ta skärmdumpar eller hitta andra sätt att arkivera sina meddelanden, sa han.

Både Brewer och Baron sa att när Capstone först utvecklades övervägde NARA att täcka alla former av elektroniska register i vägledningen, inte bara e-post.

Men enligt Brewer var tekniken för att automatiskt arkivera texter och andra former av digital kommunikation inte lika mogen som för e-post på den tiden.

Bevarandet av officiella sms har blivit särskilt aktuellt efter avslöjandet om Secret Services försvunna texter den 6 januari. Capstone-metoden antogs efter flera fall där byråer misskött eller förlorat viktiga e-postposter, enligt en NARA-vitbok.

"När [Capstone] först kom ut fokuserade vi på e-post," sa Brewer. "Nu är det överallt på nyheterna med en viss byrå som jag inte kommer att nämna om textmeddelanden, och det är något som vi övervägde, men vid den tiden var tekniken inte riktigt där för att stödja den typen av vägledning."

Många meddelandeprogram tillhandahåller nu företagsfunktioner för att automatiskt fånga meddelanden. "Det är inte Star Wars," sa Baron.

Men inte alla produkter tillhandahåller dessa funktioner, vilket kräver att byråer tar hand om meddelandeapplikationerna som deras anställda använder och eventuellt ställer in vissa parametrar.

"Varje byrå bör titta på det tillgängliga kommersiella utrymmet, och jag skulle rekommendera att välja en eller flera appar, och även ta reda på hur man arkiverar texter," sa Baron.

NARA arbetar också med tekniska lösningar genom Federal Electronic Records Modernization Initiative (FERMI) för att hjälpa byråns registeransvariga med verktyg och tjänster för bevarande av textmeddelanden och andra elektroniska register, enligt Brewer.

-------------------------------------------

Vilka ändringar gör denna överföring till GRS?

GRS Transmittal 32 publicerar uppdateringar till:

GRS 2.4 Anställdas ersättnings- och förmånsregister

GRS 2.7 Anställdas hälso- och säkerhetsregister

GRS 4.2 Information Access and Protection Records

GRS 4.4 Library Records

GRS 5.3 Kontinuitets- och nödplaneringsposter

GRS 5.6 Security Records

Det Federala Registret